Con la factura electrónica B2B obligatoria, quien recibe la factura tendrá que comunicar dos estados: si la acepta o la rechaza, y cuándo la ha pagado entera. El plazo es de 4 días naturales sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales (Real Decreto 238/2026, art. 10). El pago y el rechazo llegan además a la solución pública de la AEAT, que cruzará la fecha real de pago con el plazo pactado para medir la morosidad.
Imagina una distribuidora de Inca que factura a un hotel de Alcúdia a 60 días. Hoy, si el hotel paga a los 90, la única que se entera es la distribuidora. Con los estados de la factura electrónica eso cambia: el propio cliente tendrá que informar de cuándo aceptó la factura y cuándo la pagó, y la Agencia Tributaria guardará esa fecha. El Real Decreto 238/2026, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026, desarrolla esta obligación que ya anunciaba la Ley Crea y Crece.
Y no es un tema menor. Según el informe de Informa D&B citado por Merca2, en el primer trimestre de 2026 las empresas españolas pagaron sus facturas con 14,42 días de retraso medio, el quinto peor dato de la Unión Europea. En DSI llevamos 20 años ayudando a empresas a ordenar su facturación, y esta es la parte de la reforma que más preguntas nos está generando. Vamos por partes.
¿Qué son los estados de la factura electrónica?
Los estados de la factura electrónica son los avisos que el destinatario envía al emisor sobre lo que ha pasado con esa factura después de recibirla: si la da por buena o la rechaza y si ya la ha pagado. No son un documento nuevo. Son datos que viajan asociados a la factura por la misma plataforma de facturación electrónica.
La idea viene de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, que modificó la Ley 56/2007 para extender la factura electrónica a todas las operaciones entre empresas y profesionales. Su preámbulo lo dice sin rodeos: se trata de «controlar la fecha de pago y determinar los periodos medios de pago». Dicho de otro modo, la factura electrónica no solo sirve para que Hacienda vea qué se factura. También sirve para ver quién paga tarde.
Eso sí, ojo con una confusión habitual. Esto no es Verifactu. Verifactu controla que el programa que emite la factura no permita manipularla; los estados controlan qué ocurre con ella después. Si te interesa ver cómo encajan las dos piezas, lo explicamos en nuestra guía sobre la factura electrónica obligatoria para empresas.
¿Qué estados de la factura hay que comunicar y cuáles son voluntarios?
El artículo 10 del Real Decreto 238/2026 obliga a comunicar dos estados: la aceptación o el rechazo comercial de la factura, con su fecha, y el pago efectivo completo, con la fecha en que se pagó. Todo lo demás (pagos parciales, aceptación parcial, cesión a un tercero) es voluntario.
| Estado | ¿Obligatorio? | Quién lo comunica | A quién llega | Plazo |
|---|---|---|---|---|
| Aceptación comercial | Sí | Destinatario de la factura | Emisor, por su plataforma | 4 días hábiles desde la aceptación |
| Rechazo comercial | Sí | Destinatario | Emisor y solución pública de la AEAT | 4 días hábiles desde el rechazo |
| Pago efectivo completo | Sí | Destinatario | Emisor y solución pública de la AEAT (fecha de pago y fecha de vencimiento) | 4 días hábiles desde el pago |
| Aceptación o rechazo parcial | No | Destinatario | Emisor | Si se comunica, mismo plazo |
| Pago parcial (importe y fecha) | No | Destinatario | Emisor | Si se comunica, mismo plazo |
| Cesión de la factura a un tercero (factoring) | No | Destinatario | Emisor, con identificación del cesionario | Si se comunica, mismo plazo |
Hay un matiz sobre el pago efectivo de la factura electrónica que conviene entender bien. El reglamento define el pago efectivo como el momento en que el proveedor cobra, sea por transferencia, por domiciliación o por compensación de deudas. No cuenta la fecha en que das la orden al banco ni la de un pagaré que vence dentro de dos meses.
Y aquí está la clave: según el artículo 12, el pago completo y el rechazo se comunican también a la solución pública de facturación electrónica de la Agencia Tributaria, uses la plataforma que uses. Junto al pago se envía la fecha de vencimiento pactada. Con esas dos fechas, la AEAT sabe exactamente cuántos días de retraso acumula cada empresa con cada proveedor. Sobre cómo funcionará esa herramienta gratuita, tienes más detalle en nuestro artículo sobre la solución pública de facturación electrónica de la AEAT.
¿Cuál es el plazo para comunicar el pago efectivo de una factura electrónica?
Cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, contados desde la fecha del estado que se informa. En la práctica son cuatro días hábiles. Si pagas un viernes, tienes hasta el jueves siguiente para comunicar el pago efectivo de la factura electrónica.
Fíjate en que hablamos de festivos nacionales. Un festivo autonómico como el 1 de marzo en Baleares no amplía el plazo, así que no conviene apurar.
Este plazo es para informar, no para pagar. El plazo de pago de la Ley 3/2004 no cambia; estos son los límites que fija la ley de lucha contra la morosidad:
- 30 días desde la entrega de la mercancía o la prestación del servicio, si no se ha pactado nada.
- Hasta 60 días como máximo si las partes lo acuerdan. Pactar más no vale.
- Si hay un procedimiento de aceptación o comprobación, no puede durar más de 30 días.
- Si se paga tarde, el interés de demora corre solo, sin necesidad de reclamar, y el proveedor puede añadir 40 euros fijos por costes de cobro.
Hasta ahora, la Ley 3/2004 tenía un problema: nadie medía su cumplimiento factura a factura. Ese es el vínculo entre morosidad y factura electrónica: con los estados, el dato existirá.
Ejemplo práctico: una factura de una pyme de Mallorca a 60 días
Vamos con un caso inventado pero muy realista. Una empresa de material eléctrico de Inca suministra cableado a una constructora de Palma por 4.800 euros más IVA. Pactan pago a 60 días.
- Día 1. La empresa de Inca entrega el material y emite la factura electrónica desde su programa. La factura llega a la constructora por su plataforma.
- Día 3. El jefe de obra confirma que el material está bien. La constructora marca la factura como aceptada y tiene cuatro días hábiles para comunicarlo.
- Día 60. Vence el plazo pactado. La constructora no paga.
- Día 75. La constructora hace la transferencia y el dinero entra en la cuenta del proveedor ese mismo día.
- Antes de cuatro días hábiles después. La constructora comunica el pago efectivo completo con dos fechas: la del pago (día 75) y la del vencimiento (día 60). Esa información llega al proveedor y a la solución pública de la AEAT.
¿Resultado? Quedan registrados 15 días de retraso. El proveedor ya tenía derecho a intereses de demora y a los 40 euros de costes de cobro, pero ahora tiene además una prueba fechada que no depende de su palabra. Y la AEAT dispone del dato para calcular el periodo medio de pago de la constructora.
¿Y si la constructora hubiese rechazado la factura el día 3 porque faltaban metros de cable? Ese rechazo también viajaría a la solución pública, con su fecha, y la empresa de Inca tendría que emitir una factura nueva o rectificativa.
¿Cuándo empieza la obligación de comunicar los estados de la factura electrónica?
Todavía no. El Real Decreto entró en vigor el 20 de abril de 2026, pero su aplicación efectiva depende de la Orden Ministerial que pone en marcha la solución pública de facturación electrónica, prevista para octubre de 2026. Desde esa orden empiezan a contar los plazos.
- Empresas con más de 8 millones de euros de volumen de operaciones: 12 meses desde la entrada en vigor de la orden.
- Resto de empresas y profesionales: 24 meses.
- Autónomos y entidades que no son sociedades, por debajo de 8 millones: según la disposición transitoria tercera, comunicar los estados será voluntario durante 12 meses más.
Si la orden se aplica en las fechas previstas, la mayoría de las pymes estaría hablando de finales de 2028. Parece lejos. No lo es tanto si hoy tu facturación va en Word o en Excel, porque antes habrá que cambiar de programa, pasar Verifactu (obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para sociedades) y conectar con una plataforma.
¿Qué tiene que hacer una pyme para comunicar la aceptación y el pago de sus facturas?
Lo primero, asumir que la aceptación y rechazo de facturas, igual que el aviso de pago, recaen sobre todo en quien recibe facturas. Una pyme recibe muchas más de las que emite (luz, alquiler, proveedores, gestoría), y cada una pedirá dos avisos. A mano, eso no es viable.
En DSI, cuando un cliente nos pregunta por dónde empezar, le proponemos estos pasos:
- Revisar tu programa de facturación. Tiene que emitir y recibir facturas electrónicas, comunicar estados y conectar con la solución pública o con una plataforma interoperable. Un programa de facturación electrónica homologado lo hará desde la propia ficha de la factura.
- Conectar facturación y banco. El estado de pago efectivo depende de la fecha en que el dinero llega al proveedor. Si tu conciliación bancaria va con retraso, tus comunicaciones también irán con retraso.
- Definir quién acepta o rechaza. En muchas empresas la factura la recibe administración, pero quien sabe si el material llegó bien es el almacén o el jefe de obra. Necesitas un circuito claro, y corto, porque hay cuatro días.
- Revisar los plazos pactados con proveedores y clientes. Cualquier acuerdo por encima de 60 días ya incumple la Ley 3/2004, y ahora se va a notar.
- Ordenar el ERP. Si compras, ventas, contabilidad y tesorería están en sistemas distintos, plantéate unificarlas. Lo explicamos en nuestra guía de ERP para pymes.
¿Cuándo NO tienes que comunicar los estados de una factura?
No todas las facturas entran. La obligación afecta a las operaciones entre empresarios y profesionales. Quedan fuera las ventas a consumidores finales y las facturas simplificadas, salvo las cualificadas (las que incluyen los datos del destinatario porque este lo pide). La facturación a la Administración sigue su propio circuito, el de FACe, que ya es electrónico desde hace años.
Y si eres autónomo con un volumen inferior a 8 millones, como hemos visto, durante el primer año de obligación podrás decidir si informas o no. Lo recomendable es hacerlo igualmente: tus clientes te exigirán que tus programas hablen el mismo idioma que los suyos.
Preguntas frecuentes sobre los estados de la factura electrónica
¿Quién tiene que comunicar los estados de la factura electrónica, el emisor o el receptor?
El receptor. Es quien recibe la factura el que informa al emisor de si la acepta o la rechaza y de cuándo la ha pagado entera. Además, el pago efectivo completo y el rechazo los tiene que enviar a la solución pública de facturación electrónica de la AEAT. El emisor no comunica estados de sus propias facturas: los recibe y, gracias a ellos, sabe en qué punto está cada cobro sin tener que llamar al cliente.
¿En cuánto tiempo hay que comunicar el pago efectivo de una factura electrónica?
En un máximo de cuatro días naturales desde el pago, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales, según el artículo 10 del Real Decreto 238/2026. La fecha que se comunica es la del cobro real por parte del proveedor, no la de la orden de transferencia. Junto a ella se informa a la AEAT de la fecha de vencimiento pactada, para poder calcular si el pago se hizo en plazo o con retraso.
¿Qué pasa si pago una factura electrónica más tarde del plazo de la Ley 3/2004?
Lo mismo que hoy, con una diferencia: quedará registrado. La Ley 3/2004 fija 30 días de plazo general y 60 como máximo pactado. Si se superan, se devengan intereses de demora de forma automática y el proveedor puede reclamar 40 euros por costes de cobro. Con la nueva obligación, la fecha de vencimiento y la del pago llegan a la AEAT, que podrá medir la morosidad de cada empresa.
¿Es obligatorio comunicar los pagos parciales de una factura electrónica?
No. Los pagos parciales, la aceptación o el rechazo parcial y la cesión de la factura a una empresa de factoring son estados voluntarios. Lo obligatorio es la aceptación o el rechazo de la factura completa y el pago efectivo completo. Aun así, comunicar los pagos parciales ayuda al proveedor a llevar su tesorería al día y evita reclamaciones innecesarias cuando una factura se paga a plazos.
¿Desde cuándo será obligatorio informar de los estados de la factura electrónica?
Depende de la Orden Ministerial que pone en marcha la solución pública de la AEAT, prevista para octubre de 2026. Desde ella, las empresas de más de 8 millones de euros tendrán 12 meses y el resto 24 meses. Los autónomos y entidades que no son sociedades, por debajo de 8 millones, tendrán además un año en el que comunicar los estados será voluntario.
Este contenido es orientativo y no sustituye el asesoramiento fiscal personalizado.
¿Cómo puede ayudarte DSI con los estados de la factura electrónica?
Estos avisos se gestionan bien con un programa que lo haga solo y mal a base de correos y hojas de cálculo. En DSI somos distribuidores de A3 en Palma y trabajamos con software de facturación homologado y compatible con Verifactu. Si quieres revisar cómo llega tu empresa, somos tus servicios informáticos para empresas en Palma, con cuotas planas y soporte humano. Llámanos o escríbenos por WhatsApp al +34 871 535 934.
