La factura electrónica será obligatoria en las operaciones entre empresas y autónomos (B2B) por la Ley Crea y Crece. Su reglamento se aprobó con el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo. El calendario es escalonado: las empresas con facturación superior a 8 millones de euros se incorporan unos doce meses después de la orden ministerial, y el resto de empresas y autónomos, unos veinticuatro meses después. No afecta a facturas a particulares.
Hay dos cambios grandes en la facturación española y conviene no mezclarlos. Uno es Verifactu, que regula cómo tu programa registra cada factura. El otro es la factura electrónica obligatoria entre empresas, que regula en qué formato se emiten e intercambian esas facturas. Esta guía va de lo segundo. En DSI llevamos 20 años poniendo orden en la informática de empresas y autónomos, y este es uno de los temas que más confusión genera ahora mismo.
¿Qué es la factura electrónica obligatoria?
La factura electrónica obligatoria es la exigencia de emitir e intercambiar las facturas entre empresas y autónomos en un formato electrónico estructurado, no en un PDF o en papel. Nace de la Ley Crea y Crece y busca reducir la morosidad y dar transparencia a las operaciones B2B.
Un detalle importante: una factura en PDF no es una factura electrónica en sentido estricto. La norma se refiere a un archivo con datos estructurados que los programas pueden leer y procesar automáticamente. El marco lo fija la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, conocida como Ley Crea y Crece.
¿A quién afecta la factura electrónica obligatoria?
La factura electrónica obligatoria afecta a las operaciones entre empresas y profesionales (B2B) establecidos en España. Es decir, cuando facturas a otra empresa o a otro autónomo. No afecta a las facturas que emites a un cliente particular (B2C), que seguirán como hasta ahora.
Tampoco sustituye otras obligaciones que ya tengas, como la facturación electrónica a las administraciones públicas a través de FACe, que lleva años en vigor. Lo que introduce esta norma es la obligación de factura electrónica también entre privados. Si vendes solo a consumidores finales, este cambio te afecta poco; si trabajas con otras empresas, te afecta de lleno.
¿Cuándo entra en vigor la factura electrónica obligatoria?
El calendario es escalonado y arranca cuando se publique la orden ministerial que desarrolla los aspectos técnicos. A partir de esa referencia, las empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros se incorporan unos doce meses después, y el resto de empresas y autónomos, unos veinticuatro meses después.
Eso sitúa la obligación, según las previsiones actuales, en el horizonte de 2027 para las grandes y de 2028 para pymes y autónomos. La nota informativa de la Agencia Tributaria sobre facturación electrónica obligatoria confirma la estructura del calendario. Conviene seguir la publicación de esa orden ministerial, porque es la que pone fecha exacta al contador.
¿Qué diferencia hay entre la factura electrónica y Verifactu?
La factura electrónica obligatoria y Verifactu son dos cosas distintas que conviven. Verifactu regula cómo tu programa genera y firma cada factura para evitar manipulaciones. La factura electrónica regula el formato y el canal por el que esa factura llega a tu cliente empresa.
Dicho de otro modo: Verifactu mira hacia Hacienda (que ninguna venta se oculte) y la factura electrónica mira hacia tu cliente (que la factura viaje en un formato estándar y se pueda controlar el pago). Lo normal es que un buen software cubra las dos cosas. Por eso, cuando un cliente nos pregunta por una, repasamos las dos. Tienes el detalle de la primera en nuestra guía sobre qué es Verifactu y cómo afecta a tu empresa.
¿Qué formato debe tener la factura electrónica?
La factura electrónica debe emitirse en un formato estructurado que cumpla la norma europea EN 16931. El reglamento admite varios formatos sobre esa base, como UBL, CII, EDIFACT y el formato español Facturae.
Además del formato, la norma introduce una novedad práctica: el receptor de la factura debe informar de su aceptación o rechazo y del estado del pago. Eso permite medir la morosidad real entre empresas, que es uno de los objetivos de la ley. Para que tu negocio cumpla sin fricción, lo importante es contar con un programa de facturación para empresas que genere estos formatos automáticamente, sin que tengas que entender la parte técnica.
¿Cómo me preparo para la factura electrónica obligatoria?
Prepararse no requiere correr, pero sí orden. Estos son los pasos que seguimos con nuestros clientes:
- Confirma si trabajas con otras empresas o autónomos (B2B); si es así, te aplica.
- Revisa si tu programa actual emite formatos estructurados (Facturae, UBL) o solo PDF.
- Comprueba que tu software gestione también la recepción y el acuse de facturas.
- Si tu programa se queda corto, planifica el cambio con margen, no en la fecha límite.
- Forma a la persona que factura para que el cambio no paralice tu administración.
La Agencia Tributaria pondrá a disposición una solución pública gratuita de facturación, pensada sobre todo para quien emite pocas facturas. Para volúmenes mayores o necesidades de integración con tu contabilidad, lo razonable es una solución privada bien implantada. Eso lo resolvemos como tu empresa de servicios informáticos para empresas, dejándolo todo conectado y funcionando.
Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica obligatoria
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica para autónomos?
La factura electrónica será obligatoria para los autónomos en sus operaciones con otras empresas y profesionales unos veinticuatro meses después de que se publique la orden ministerial que desarrolla el reglamento, lo que según las previsiones actuales sitúa la obligación en el horizonte de 2028. Las facturas a clientes particulares quedan fuera.
¿Un PDF cuenta como factura electrónica obligatoria?
No. Un PDF es una imagen de la factura, no un archivo estructurado que los programas puedan procesar automáticamente. La factura electrónica obligatoria exige formatos como Facturae o UBL basados en la norma EN 16931. Por eso muchos negocios tendrán que cambiar la forma en que emiten sus facturas, aunque hoy ya las manden por correo electrónico.
¿La factura electrónica obligatoria es lo mismo que Verifactu?
No. La factura electrónica obligatoria regula el formato y el intercambio de facturas entre empresas, mientras que Verifactu regula cómo el programa registra y firma cada factura frente a Hacienda. Son normas distintas, con calendarios distintos, que la mayoría de programas modernos cubren a la vez.
¿Tengo que facturar electrónicamente a mis clientes particulares?
No. La obligación se limita a las operaciones entre empresas y autónomos (B2B). Las facturas o tiques a consumidores finales (B2C) no entran en esta obligación de factura electrónica, aunque sí pueden estar afectadas por Verifactu si las emites con un programa informático.
Cuándo NO te afecta (todavía) la factura electrónica obligatoria
Si solo vendes a particulares, esta norma apenas te toca: tu día a día seguirá igual salvo por los requisitos de Verifactu en tu programa. Si tu actividad es B2B pero la orden ministerial aún no se ha publicado, técnicamente todavía no estás obligado, aunque sí es buen momento para revisar tu software. Y si ya facturas a la Administración con Facturae a través de FACe, parte del trabajo lo tienes hecho: tu sistema ya genera formato estructurado. En todos estos casos, basta con vigilar el calendario y planificar con calma.
¿Quieres dejar tu facturación preparada sin sobresaltos?
En DSI, con nuestro servicio de facturación electrónica, revisamos tu programa, comprobamos si genera factura electrónica estructurada y, si hace falta, implantamos una solución compatible con tu contabilidad y con Verifactu a la vez. Sin tecnicismos y con soporte humano detrás. Llama al +34 871 535 934 o escribe a info@dsi-net.com y te orientamos sin compromiso.
Este contenido es orientativo y no sustituye el asesoramiento fiscal personalizado.
