Un programa de facturación compatible con Verifactu debe generar registros inalterables encadenados por huella digital, incluir el código QR en cada factura y contar con la declaración responsable del fabricante. Más allá del cumplimiento legal, conviene que sea fácil de usar, compatible con tu programa contable (como A3) y con soporte real detrás. Para una pyme, la elección correcta evita migrar dos veces y cumplir tarde.
Que un programa diga «compatible con Verifactu» en su web no significa que lo sea de verdad. Y elegir mal cuesta caro: o cumples tarde, o acabas migrando otra vez en seis meses. Después de 20 años implantando software de gestión en empresas y autónomos, en DSI hemos aprendido que la decisión no va solo de cumplir la ley, sino de elegir una herramienta con la que de verdad quieras trabajar cada día. Esta guía te ayuda a no equivocarte.
¿Qué requisitos debe cumplir un programa de facturación Verifactu?
Un programa de facturación compatible con Verifactu debe cumplir los requisitos técnicos del Reglamento: registros de facturación inalterables, encadenados mediante huella digital (hash), con código QR en cada factura y trazabilidad completa de cualquier cambio.
En concreto, conviene comprobar estos puntos:
- Genera un registro firmado e inalterable por cada factura emitida.
- Encadena cada factura con la anterior mediante huella digital.
- Incluye el código QR y la leyenda «Veri*Factu» o «factura verificable».
- Permite las dos modalidades: envío automático a Hacienda o conservación firmada.
- Cuenta con la declaración responsable del fabricante que acredita el cumplimiento.
Los requisitos oficiales están publicados en la sección de Sistemas Informáticos de Facturación de la Agencia Tributaria. Si un programa no cumple alguno de estos puntos, no es una opción, por barato o conocido que sea.
¿Cómo saber si un programa es realmente compatible con Verifactu?
La forma fiable de saber si un programa cumple con Verifactu es exigir la declaración responsable del fabricante, el documento en el que el desarrollador certifica que su software se ajusta al Reglamento. Sin ese documento, la etiqueta de «compatible» no tiene valor legal.
Aquí está el error más común que vemos: confiar en el reclamo comercial de la web sin pedir nada por escrito. La responsabilidad de facturar con un programa adaptado es tuya, no del comercial que te lo vendió. Por eso, cuando asesoramos a un cliente, lo primero que pedimos al proveedor es esa declaración. Y si el fabricante no la tiene o la esquiva, descartamos el programa. Es la base de cualquier solución de facturación electrónica para empresas seria.
¿Qué criterios importan además del cumplimiento legal?
Cumplir Verifactu es el mínimo, no el objetivo. Un buen programa de facturación tiene que hacerte la vida más fácil, no solo evitarte una multa. Estos son los criterios que marcan la diferencia en el día a día.
La facilidad de uso es lo primero: si la persona que factura pierde media hora con cada factura, el programa está mal elegido. La compatibilidad con tu contabilidad es lo segundo: si tu gestoría trabaja con A3, el programa debería integrarse sin que tengas que reescribir datos a mano. Y el tercero, el que casi nadie valora hasta que lo necesita, es el soporte: tener a alguien que coja el teléfono cuando algo falla un día de cierre.
¿Qué programa de facturación conviene según el tamaño de la empresa?
El programa ideal depende del volumen de facturación y de la complejidad de tu negocio. No es lo mismo un autónomo que emite veinte facturas al mes que una empresa con varios departamentos y un almacén que controlar.
| Perfil de negocio | Qué necesita | Enfoque recomendado |
|---|---|---|
| Autónomo o microempresa | Facturación sencilla y rápida | Programa ligero, fácil, con QR y envío automático |
| Pyme con volumen medio | Control de cobros e integración contable | Software completo compatible con tu programa contable |
| Empresa con varias áreas | Facturación, stock, clientes y reporting | Solución integrada o ERP con módulo de facturación |
Si tu negocio empieza a necesitar más que facturar —controlar stock, clientes, compras—, quizá la conversación ya no es solo de facturación, sino de gestión. En ese punto tiene sentido valorar la implantación de un ERP para empresas, que integra la facturación con el resto de tu operativa.
¿Por qué implantar el programa con un equipo informático y no solo comprarlo?
Comprar el software es el 20% del trabajo; el 80% es implantarlo bien. Un programa de facturación mal configurado o sin migrar correctamente tus datos da más problemas que el que tenías antes.
Un equipo informático se encarga de migrar tu histórico, conectar el programa con tu contabilidad, configurar las series de facturación y formar a quien va a usarlo. Y, sobre todo, queda detrás cuando surge una incidencia. En DSI lo hacemos como tu soporte informático para empresas, con cuota plana y sin sorpresas: te decimos qué programa encaja, lo dejamos funcionando y te damos soporte humano cuando lo necesitas. Si todavía dudas de las fechas, repasa cuándo es obligatorio Verifactu antes de decidir.
Preguntas frecuentes sobre programas de facturación Verifactu
¿Cómo elijo un programa de facturación compatible con Verifactu?
Para elegir un programa compatible con Verifactu, comprueba que genere registros inalterables con huella digital y código QR, exige la declaración responsable del fabricante y valora la facilidad de uso, la integración con tu contabilidad y el soporte. El cumplimiento legal es el punto de partida; la usabilidad y el soporte deciden si acertarás.
¿Sirve mi programa de facturación actual para Verifactu?
Depende del fabricante. Si tu programa es de un desarrollador con soporte activo, lo habitual es que publique una actualización que lo adapte a Verifactu y baste con instalarla. Si usas un programa antiguo, sin mantenimiento, o una hoja de cálculo, lo más probable es que tengas que cambiar a una solución homologada antes de tu fecha límite.
¿Un programa de facturación Verifactu es compatible con A3?
Muchos programas de facturación adaptados a Verifactu son compatibles con software contable como A3, pero no todos. Si tu gestoría trabaja con A3, confírmalo antes de elegir: una buena integración evita reintroducir datos a mano y reduce errores. Un equipo informático puede verificar esa compatibilidad antes de la implantación.
¿Cuánto cuesta un programa de facturación compatible con Verifactu?
El coste varía según el tipo de programa y el modelo de licencia. Hay soluciones para autónomos por unas pocas decenas de euros al mes y software para pymes con más funciones y precio acorde. Al presupuesto del programa hay que sumar la implantación, la migración de datos y el soporte, que es donde se nota la diferencia entre cumplir y cumplir bien. Además, parte de esta inversión puede financiarse con las ayudas del programa Kit Digital de Acelera Pyme, que incluye categorías de facturación electrónica y gestión.
Cuándo NO necesitas cambiar de programa de facturación
No siempre hay que cambiar de software. Si tu programa actual es de un fabricante con soporte activo y ha confirmado su adaptación a Verifactu, lo más sensato es esperar a su actualización y mantenerlo. Cambiar por cambiar, cuando lo que tienes va a cumplir, solo añade coste y curva de aprendizaje. El cambio se justifica cuando tu programa no va a estar homologado, cuando ya se te queda corto para tu volumen, o cuando quieres aprovechar para integrar facturación y gestión en una sola herramienta.
¿Te ayudamos a elegir e implantar tu programa de facturación?
En DSI analizamos tu caso, comparamos las opciones homologadas y dejamos el programa funcionando, migrado y conectado con tu contabilidad. Con soporte humano y cuota plana, sin sustos. Llama al +34 871 535 934 o escribe a info@dsi-net.com y te recomendamos la solución que de verdad encaja con tu negocio.
Este contenido es orientativo y no sustituye el asesoramiento fiscal personalizado.
