Durante años, muchas empresas han planteado la misma duda: ¿es obligatorio el registro horario digital o basta con un sistema en papel? Hasta ahora, la respuesta ha sido clara. La ley obliga a llevar un control diario de la jornada laboral —con la hora de entrada y salida— y conservarlo durante cuatro años. Lo que no exige, al menos por ahora, es que este sistema sea digital.
Eso está a punto de cambiar. El Ministerio de Trabajo está desarrollando una nueva normativa que apunta directamente a la digitalización obligatoria del registro horario. La idea es que este control sea más trazable y que la Inspección de Trabajo pueda acceder a él de forma remota. Aunque el texto final aún no ha sido publicado, desde el propio Ministerio ya se ha avanzado que no entraría en vigor antes de 2026.
¿En 2025 es obligatorio el registro horario digital?
No. En este momento, no es obligatorio el registro horario digital. Lo que sí exige la normativa es que cada empresa lleve un registro diario de jornada, con la hora exacta de inicio y fin, lo conserve durante cuatro años y lo tenga siempre disponible para la persona trabajadora, su representación legal y la Inspección.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores deja bastante libertad sobre cómo organizar este sistema: puede pactarse en convenio colectivo, acordarse a nivel de empresa o decidirlo la empresa consultando previamente con la representación legal de los trabajadores.
La guía oficial lo aclara aún más: cualquier sistema es válido —papel, hoja de cálculo, app, web, terminal físico— siempre que sea fiable, no se pueda manipular y permita rastrear los datos. Es decir, el soporte da igual; lo que importa es que el sistema sea sólido, incorruptible y transparente.
En cuanto al marco europeo, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea ya sentó las bases: los Estados deben exigir a las empresas un sistema objetivo, fiable y accesible para medir el tiempo de trabajo. Esta línea es la que ha inspirado el modelo actual y la que sostiene el cambio que viene.
Lo que se espera para 2026: ¿será obligatorio el registro horario digital?
Sí, si se aprueba el reglamento tal y como se está planteando. Tras la falta de consenso parlamentario sobre la reducción de jornada, el Gobierno ha optado por avanzar a través de un desarrollo reglamentario. La propuesta en marcha pone el foco en reforzar el control horario con herramientas digitales.
¿Qué incluiría? Registro digital obligatorio, gestión directa por parte de la persona trabajadora, verificación de identidad, más trazabilidad, distinción entre horas ordinarias y extra, y acceso remoto en tiempo real para la Inspección y la representación legal.
Aunque todavía no hay texto definitivo, todo indica que este nuevo marco entrará en vigor a partir de 2026, con posibles plazos de transición.
¿Qué pedirá el reglamento cuando sea obligatorio el registro horario digital?
Estas son las principales líneas que está trabajando el Ministerio:
- Sistema de fichaje digital obligatorio, sin excepciones.
- Identificación del trabajador al registrar su jornada y control directo del registro por parte de la persona trabajadora.
- Clasificación clara del tiempo trabajado: ordinario, extra, tiempo efectivo o de disponibilidad.
- Acceso remoto en tiempo real para la Inspección de Trabajo y copias periódicas para la representación legal.
- Tecnologías con garantías de autenticidad, como sellos de tiempo o mecanismos antifraude.
El objetivo es reducir prácticas irregulares, sobre todo en lo relacionado con horas extra no registradas ni pagadas, y elevar la fiabilidad del dato.
Para muchas empresas, si hasta ahora se preguntaban si es obligatorio el registro horario digital, la respuesta pasará de un “no necesariamente” a un “sí, y con estándares técnicos concretos”.
¿Cuándo será obligatorio el registro horario digital?
Todo apunta a 2026. El Ministerio ha dejado claro que este “refuerzo del registro horario” se activará mediante un reglamento y que su implantación no se producirá antes de ese año.
Hasta que se publique oficialmente el calendario, esta es la hoja de ruta de referencia. Aunque pueda haber cambios, no parece que vaya a adelantarse.
Obligaciones actuales que no cambian
Independientemente de si se digitaliza o no, las obligaciones vigentes ya exigen:
- Registrar diariamente el inicio y fin de la jornada.
- Conservar los registros durante 4 años.
- Garantizar que estén disponibles en cualquier momento para la plantilla, sus representantes y la Inspección.
- Organizar el sistema conforme a convenio, acuerdo o decisión empresarial con consulta previa a la representación legal.
Y un matiz relevante: aunque uses papel o Excel, el sistema debe ser fiable, inalterable y trazable. Eso incluye detalles como bloqueo de ediciones, historial de cambios o sellos de tiempo. Si bien todavía no es obligatorio el registro horario digital, lo cierto es que los sistemas digitales con garantías encajan mejor con lo que ya está exigiendo la Inspección y, claramente, con lo que viene.
¿Qué pasa si incumples?
No llevar un registro horario, o llevarlo de forma incorrecta, es una infracción grave. Y eso, a día de hoy, se sanciona con multas que van desde los 751 € hasta los 7.500 €.
Eso sí: para aumentar esas cuantías haría falta una reforma legal. Un reglamento por sí solo no puede cambiar el rango de las sanciones.
Y cuidado con confundir esto con las sanciones por temas de prevención de riesgos laborales, que son más altas pero no aplican en este caso.
¿Cómo prepararte para 2026?
Si te preguntas cuándo es obligatorio el registro horario digital, la clave está en anticiparse. Aquí tienes un plan sencillo para llegar con los deberes hechos:
1. Asegura el cumplimiento actual
- Verifica que el registro incluya hora de entrada y salida.
- Guarda los registros durante 4 años.
- Garantiza que se puedan consultar de forma inmediata, ya sea en el centro de trabajo o en un sistema accesible remotamente.
- Consulta con la representación legal sobre el sistema elegido.
2. Transición hacia un sistema digital con garantías
- Elige una herramienta que valide la identidad y registre las marcas horarias con mecanismos inviolables.
- Configura bien los accesos: recursos humanos, representación legal (con posibilidad de copia periódica) e Inspección de Trabajo.
- Asegúrate de que el sistema distingue entre horas ordinarias, extra o tiempo de disponibilidad.
- Si usas biometría, geolocalización o apps, aplica correctamente la normativa de protección de datos: informa, reduce al mínimo los datos recogidos y realiza una evaluación de impacto si es necesario.
- Establece protocolos ante posibles incidencias: sistemas caídos, fichajes offline, errores en el registro…
- Y no olvides la formación interna: cuanto más claro sea el proceso, menos errores y conflictos habrá.
Preguntas frecuentes rápidas
Entonces, ¿en 2026 será obligatorio el registro horario digital?
Todo apunta a que sí, si el reglamento sigue el rumbo anunciado: registro digital, verificación de identidad, clasificación de horas y acceso remoto. Pero hasta que no se publique oficialmente, no hay obligación como tal.
¿Puedo seguir con papel en 2025?
Sí, siempre que tu sistema sea fiable, no manipulable y cumpla con todo lo que exige el artículo 34.9 del Estatuto: hora de entrada y salida, conservación de 4 años y disponibilidad inmediata. Aun así, dar el paso a digital puede darte más tranquilidad jurídica y te prepara mejor para el cambio.
¿Qué pasa si no registro bien la jornada?
Te enfrentas a sanciones por infracción grave: entre 751 € y 7.500 €. Y si hablamos de contratos a tiempo parcial, el riesgo es mayor: si el registro falla, se puede presumir que la jornada es completa.
