El registro horario digital obligatorio es la reforma que exigirá a todas las empresas registrar la jornada con sistemas digitales, inalterables y accesibles en remoto para la Inspección de Trabajo. A principios de octubre de 2026 el Real Decreto sigue sin aprobarse ni publicarse en el BOE: el Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable en marzo y la aprobación anunciada para septiembre se ha vuelto a aplazar sin fecha. Hoy sigue vigente el registro diario de jornada en cualquier soporte, obligatorio desde 2019, y no llevarlo se sanciona con multas de 751 a 7.500 euros por infracción.
Si tienes empleados en remoto, consulta también nuestra guía sobre control horario en el teletrabajo: soluciones y obligaciones específicas.
Mucha empresa nos llama estos meses preocupada porque «el fichaje digital ya es obligatorio». Conviene poner orden, porque hay bastante ruido. El registro horario lleva años siendo obligatorio; lo que está en marcha ahora es la exigencia de que sea digital y cumpla unos requisitos técnicos concretos. En DSI llevamos 20 años poniendo a punto la informática de empresas, y aquí te explicamos qué dice realmente el borrador y qué conviene tener listo, sin alarmismos.
¿Qué es el registro horario digital obligatorio?
El registro horario digital obligatorio es la reforma que exigirá a las empresas registrar la jornada de cada trabajador mediante un sistema digital, en lugar de hacerlo en papel o en una hoja de cálculo. El objetivo es que el registro sea fiable, inalterable y consultable por la Inspección de Trabajo.
El registro de jornada ya es obligatorio en España desde 2019, recogido en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Lo que cambiaría con la nueva norma, todavía en tramitación, es el «cómo»: dejaría de valer cualquier método y se exigiría un sistema digital que cumpla requisitos técnicos. Tener esto resuelto forma parte de poner en orden la informática de la empresa, algo que cubrimos como equipo IT externo para empresas.
¿Cuándo entra en vigor el registro horario digital obligatorio?
A fecha de octubre de 2026, el Real Decreto del registro horario digital todavía no se ha publicado en el BOE, y la tramitación se ha complicado más de lo previsto. El Consejo de Estado emitió en marzo de 2026 un dictamen desfavorable, con reparos sobre el impacto económico de la medida, su encaje legal y la protección de datos de los trabajadores. Con ese informe encima de la mesa, según publicó la prensa, en julio los ministerios de Trabajo y Economía acordaron aplazar la aprobación hasta septiembre de 2026 para rehacer el texto. Septiembre tampoco trajo el decreto: el día 9, según recogieron los medios, la ministra de Trabajo anunció que se aprobaría «de inmediato», pero a final de mes seguía sin pasar por el Consejo de Ministros y sin una fecha nueva sobre la mesa. Mientras tanto, la norma aplicable sigue siendo el Real Decreto-ley 8/2019, que admite cualquier sistema fiable de registro. Según el Ministerio de Trabajo, la obligación entrará en vigor 20 días después de su publicación oficial.
Traducido a decisiones de empresa: no hay que correr, pero tampoco conviene esperar sentado. Quien aguarde a ver el decreto publicado se va a encontrar con veinte días naturales para elegir sistema, migrar el histórico de fichajes y formar a la plantilla. Eso no se hace en tres semanas, y menos con el cierre del año encima. Si quieres llegar con los deberes hechos, en nuestro software de control horario homologado para empresas de Mallorca te contamos qué tiene que cumplir un sistema para valer el día que la norma se publique.
Es importante no confundir intención con norma en vigor. Hay borradores y un calendario político, pero hasta que el texto no se publique en el Boletín Oficial del Estado, no es ley aplicable. Además, el texto definitivo podría incluir un periodo de adaptación más amplio para las pymes, de entre seis meses y un año según las propuestas en debate. Lo sensato es prepararse sin agobios, pero sin esperar al último día.
¿Qué requisitos técnicos exige el nuevo registro horario?
El nuevo registro horario exigirá que el sistema sea digital, inalterable, trazable y accesible en remoto para la Inspección de Trabajo. Se elimina la posibilidad de usar papel o Excel como método válido.
Estos son los requisitos que recoge el borrador:
- Formato digital obligatorio: sin papel ni hojas de cálculo.
- Inalterabilidad: cualquier cambio debe quedar registrado (quién, cuándo y por qué).
- Trazabilidad: historial completo de modificaciones.
- Acceso remoto para la Inspección: consulta a distancia mediante un sistema interoperable.
- Seguridad: cifrado de los datos en reposo y en tránsito.
- Conservación: los registros deben guardarse durante el plazo legal.
Cumplir todo esto a mano es inviable: hace falta un software de control horario que lo garantice por diseño. Por eso muchas empresas están aprovechando para implantar ya una solución solvente, como nuestro software de control horario. Implantarlo y mantenerlo al día forma parte de nuestro soporte informático para empresas.
¿Qué sanciones tiene no cumplir el registro horario digital?
No llevar el registro de jornada es hoy una infracción grave, con multas de 751 a 7.500 euros por infracción (artículos 7.5 y 40.1.b de la LISOS). El borrador del real decreto no cambia esas cuantías: la multa de hasta 10.000 euros por trabajador afectado venía del proyecto de ley de las 37,5 horas, que el Congreso devolvió al Gobierno en septiembre de 2025.
Para una empresa con varios trabajadores, no llevar bien el registro no es una cuestión menor. La buena noticia es que cumplir es sencillo cuando tienes el software adecuado y bien configurado, que es justo lo que dejamos resuelto dentro de nuestro mantenimiento de sistemas informáticos.
¿Cómo preparo mi empresa para el registro horario digital?
Preparar tu empresa para el registro horario digital pasa por dejar atrás los métodos manuales e implantar un sistema que cumpla los requisitos antes de que la norma entre en vigor. Adelantarse evita las prisas y permite formar al equipo con calma.
El proceso es directo: se elige un software de control horario que garantice inalterabilidad y trazabilidad, se configura según tu organización (turnos, sedes, teletrabajo) y se forma a la plantilla para que fichar sea algo automático. Si ya usas un sistema, conviene revisar si cumplirá los nuevos requisitos técnicos o se quedará corto. Esa revisión la hacemos como tu empresa de servicios informáticos para empresas, para que el día que la norma se publique ya estés cubierto. Si prefieres no ocuparte de nada, puedes externalizar la informática de tu empresa y lo dejamos configurado por ti.
Preguntas frecuentes sobre el registro horario digital obligatorio
¿Es ya obligatorio el registro horario digital en 2026?
El registro de jornada es obligatorio desde 2019, pero la exigencia de que sea específicamente digital está en tramitación y, a octubre de 2026, aún no se ha aprobado: el Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable el 19 de marzo de 2026. Si se aprueba como está, entraría en vigor 20 días después de su publicación, posiblemente con un periodo de adaptación para las pymes. Hasta entonces sigue vigente la obligación general de registrar la jornada.
¿Puedo seguir usando Excel para el registro horario?
Con la normativa actual, un registro en Excel puede admitirse si garantiza fiabilidad, pero el nuevo Real Decreto en tramitación prevé eliminar el papel y las hojas de cálculo como métodos válidos. La razón es que un Excel se puede modificar sin dejar rastro, y la norma exigirá sistemas inalterables y trazables. Lo prudente es migrar a un software de control horario antes de que la obligación entre en vigor.
¿Qué multa tiene no llevar el registro horario digital?
No llevar el registro de jornada es una infracción grave, con multas de 751 a 7.500 euros por infracción según la LISOS. El borrador del real decreto no fija sanciones nuevas: la multa de hasta 10.000 euros por trabajador afectado venía del proyecto de ley de las 37,5 horas, que no salió adelante. Cumplir con un sistema digital adecuado es la forma de evitar por completo este tipo de sanciones.
¿Qué requisitos debe cumplir un software de control horario?
Un software de control horario debe garantizar que los registros sean digitales, inalterables y trazables, con un historial de cualquier modificación, acceso remoto para la Inspección de Trabajo y cifrado de los datos. Además, debe conservar los registros durante el plazo legal. Estos requisitos son difíciles de cumplir con métodos manuales, por lo que se necesita una herramienta específica bien configurada.
Cuándo NO tienes que cambiar tu sistema de fichaje todavía
No toda empresa tiene que actuar de inmediato. Si ya usas un software de control horario solvente que garantiza inalterabilidad, trazabilidad y conservación, probablemente cumplirá los nuevos requisitos con ajustes mínimos cuando la norma se publique. Tampoco hay que precipitarse comprando soluciones a la carrera por el ruido mediático: conviene esperar al texto definitivo para confirmar los detalles técnicos. La urgencia real es para quien todavía ficha en papel o en Excel, que sí tendrá que cambiar. En cualquier caso, revisarlo con tiempo siempre juega a favor.
¿Quieres tu registro horario listo antes de que la ley lo exija?
En DSI implantamos software de control horario que cumple los requisitos de inalterabilidad, trazabilidad y seguridad, lo configuramos a tu organización y formamos a tu equipo. Para que el día que la norma entre en vigor ya estés cubierto, sin prisas. Llama al +34 871 535 934 o escribe a info@dsi-net.com y lo preparamos juntos.
Equipo DSIMás de 20 años resolviendo la informática de despachos, asesorías y pymes de Mallorca desde Palma, sin casarnos con ninguna marca.